Styrelsen konstituerade sig och till kassör utsågs Robert Bergman och till sekreterare Hans Frykman. Styrelsen kommer senare att utse en vice ordförande bland ledamöterna.
Waldemarsuddedagen bestämdes slutgiltigt till den 3 juni kl. 13 nedanför kvarnen. Program kommer i en särskild inbjudan.
Styrelsen diskuterade också Gamla huset och Bergman-Olson-rummet som varit stängt de senaste åren. Vi kunde med glädje konstatera att Waldemarsudde nu kommer att ha Gamla huset öppet tisdag-söndag under sommaren. Senare har också bestämts att ordförande och sekreterare kommer att träffa den nya intendenten i samband med Waldemarsuddedagen.
Ekonomi. Föreningen har ett bankfack där en viss del av föreningens dokumentation förvaras tillsammans med några arkivalier. Styrelsen bestämde att fullfölja ett beslut från den äldre styrelsen att avveckla bankfacket.
Styrelsen diskuterade grenrepresentanternas roll framöver, om att bl.a. bidra med data om resp. släktgren till släktregistret. Vi enades om att det tillsv. är bra med grenrepresentanter bland styrelseledamöterna, men att vi väldigt gärna också vill möta och stödja ett engagemang även hos andra medlemmar och ättlingar. Styrelseledamoten Eva Sendel blir grenrepresentant för släktgren nr 5 (Henrika Alm-grenen).
Styrelsen diskuterade Olof-grenens och Karin-grenens formella ställning i släktföreningen (Olof Bergman Olson resp. Karin Stenström var syskon till Johan Bergman Olson). Vi var överens om att på lite sikt verka för en stadgeförändring, som sannolikt kommer att bli nödvändig om ättlingar till Olof och Karin även i framtiden skall kunna betraktas som fullvärdiga medlemmar.
Eva Sendel undersöker möjligheterna att använda Facebook som kommunikationskanal för föreningen, som komplement till dagens viktigaste kommunikationskanaler: email och webbplatsen.
Ordf. berättade om sin ambition att för föreningens räkning arbeta med att samla ihop arkivmaterial, för att komplettera föreningens arkiv på stadsarkivet. Styrelsen beslutade att löpande kunna finansiera omkostnader för utrustning i samband med arkiveringen (främst arkivlådor och aktomslag).
Styrelsen har som ambition att ordna någon ytterligare aktivitet till hösten.
Styrelsen diskuterade också hur medlemsregister och släktregistren skall skötas framöver. Här kommer det behövs hjälp från medlemmar och grenrepresentanter för att hålla registren uppdaterade med bl.a. mailadresser. Det tillkommer också ständigt nya ättlingar, och dagens register är ännu inte heller fullständigt och korrekt. Delar av släktregistret finns numera tillgängligt direkt via hemsidan publikt på internet. Där finns dock inte nu levande personer i klartext (av legala skäl och av integritetsskäl), utan styrelsen kommer senare att distribuera registret elektroniskt till medlemmarna i någon form.
Nästa styrelsemöte sker i samband med Waldemarsuddedagen 3 juni.
Magnus Cedergren och Robert Bergman (när ordinarie sekreterare fått förhinder i samband med det första styrelsemötet)
